Belege müssen enthalten: Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, Zahlungsbeweis, Verwendungszweck
Bei der Einreichung des Verwendungsnachweises ist eine Zusendung der Belege zunächst nicht erforderlich. Allerdings kann im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung eine konkrete Aufforderung ergehen, bestimmte Rechnungen, die Zahlungen begründe Unterlagen und die dazugehörigen Zahlungsbeweise (Kontoauszüge, Barquittungen usw.) einzureichen.
Nach Abschluss der Prüfung des Verwendungsnachweises sind alle Belege, Abrechnungen und Projektunterlagen fünf Jahre lang aufzubewahren. Das Kulturamt der Stadt Kempten (Allgäu) kann jederzeit Einsicht in alle Unterlagen verlangen.